Организацията на събитие е един от най-скъпите начини за директен контакт с настоящи или потенциални клиенти или партньори. Ако е добре направено обаче, едно събитие може да е формáтът с най-сигурна възвръщаемост. При липса на предварителна подготовка и очаквания, дори добре обезпечено технически и логистично събитие е загуба на време и ресурс. В два последователни текста ще ви дадем съвети как по най-успешен начин да „кеширате“ вложените в събития време и средства, когато сте от гост на събитие и когато самите вие го организирате.
Вижте първия текст: Как да печелим контакти и нов бизнес от събития
КАКВО ДА ПРАВИТЕ, АКО СТЕ ОТ КОМПАНИЯТА ДОМАКИН
Познавайте събитието
Важно е да се знае, че ако една компания прави събитие, то „домакин“ е всеки един представител на тази компания, независимо е или не е пряко ангажиран с организацията. Ключов момент е всеки „домакин“ да се е подготвил с директна информация от мениджъра „Събития“ какво, кога и как ще се случва и кои са основните участници. Така никой служител няма да изпадне в неловката ситуация да бъде попитан от настоящ или потенциален клиент какво се случва и да трябва да отговаря „не знам“. Това е черна точка в очите на госта и за попитания служител, и за канещата компания, и за самите организатори.
Бъдете първи
Освен отличната подготовка, всички представители на компанията-организатор трябва да бъдат в готовност да посрещат гостите си поне 15 минути преди официално обявения час на събитието. Изразът „модерно закъснял“ (лош превод от английското fashionably late) не важи за представителите на домакините.
Храната и напитките – първи са гостите
Добре е представителите на компанията –домакин да се въздържат да се нахвърлят върху храната и напитките за гостите. Със сигурност, особено ако, както е обичано, бизнес събитието е в края на работния ден, много хора биха се изкушили. Тук съветът е да се изчакат първо гостите, след което е абсолютно приемливо домакините да им правят компания по време на коктейла, без да създават усещане за прекаляване с храната и с напитките. Хора, които не употребяват алкохол, могат да си вземат чаша безалкохолно и също дискретно да участват в наздравиците, без да се налага да обясняват защо и как защитават каузата на трезвениците.
Познавайте гостите
Присъствието на бизнес събитие без план какво искаме да постигнем на него – да се срещнем с клиент, да се запознаем с потенциален партньор, да предложим сделка или друго – е чиста загуба на време и ресурс. Някои компании дори имат стандартни форми, които всеки присъстващ е длъжен да попълни след бизнес събитие – с кого е говорил и какво реално е постигнато. Със или без формален документ, всяко събитие трябва да дава възможност да се изпълнят набелязаните цели, за да бъде определено като успешно. Ролята на организаторите е да създадат условията, за да могат служителите от бизнеса също да си свършат работата . И от двете страни се изисква добра предварителна подготовка.
По време на бизнес събитие с клиенти е добре разговорите и усилията да са насочени към и с клиентите. Зоната на комфорт винаги привлича група колегите да се съберат на една маса и да си говорят приятно, но това трябва да се избягва в полза на някой,с когото нямате шанса да се виждате толкова често.
* В статията са използвани няколко съвета от „Персонален джобен наръчник за създаване и поддържане на бизнес контакти“ на Уил Кинтиш, един от най-известните английски обучители за нетутъркинг.
